Lo esencial, primero
Sí es viable: sus clientes pueden emitir factura electrónica, notas crédito y notas débito desde Kotiza, cada uno con su propio NIT, sin contratar ni mantener un facturador aparte. Hay una condición regulatoria que preferimos poner sobre la mesa desde el principio.
La condición
Ágil Factura no es Proveedor Tecnológico de la DIAN. Operamos bajo Software Propio, la modalidad en la que cada empresa emisora se habilita ante la DIAN con su propio certificado digital y su propio software registrado.
En la práctica: cada cliente de Kotiza que vaya a facturar necesita su certificado y su habilitación. El alta se automatiza por API y el certificado va incluido en el precio, pero el trámite ante la DIAN existe y conviene contarlo desde el principio.
Cómo funcionaría la integración
- Alta de la empresa. Cada cliente de Kotiza se registra una vez por API con su NIT, datos fiscales, certificado, software y resolución de numeración. El sistema devuelve un token propio de esa empresa.
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Emisión. Desde la cotización aprobada, Kotiza envía la factura a
POST /api/ubl2.1/invoicecon el token de la empresa que corresponde. El token determina quién emite — no hace falta enviar el NIT emisor ni ninguna lógica adicional de su lado. - Validación ante la DIAN. Generamos el XML UBL 2.1 con las extensiones DIAN, lo firmamos con el certificado de esa empresa y lo transmitimos.
- Respuesta. Reciben en la misma llamada el CUFE, la respuesta de la DIAN, el código QR y las URL del XML y del PDF, para mostrarlos dentro de Kotiza.
Respuesta de la API
Cada emisión devuelve cufe, ResponseDian, QRStr,
urlinvoicexml, urlinvoicepdf, zipinvoicexml y
certificate_days_left, este último para que puedan avisar de vencimientos
desde su propia plataforma.
El alcance que plantean —factura de venta, notas crédito y notas débito— está cubierto por completo, y las notas viajan por el mismo camino. La API incluye además documento equivalente POS, documento soporte, nómina electrónica y eventos RADIAN, disponibles sin cambiar de proveedor si el alcance crece.
Qué necesita cada empresa
Tres requisitos, que se resuelven una sola vez por empresa:
- Certificado digital a nombre de la empresa — incluido en el precio.
- Habilitación ante la DIAN en modalidad Software Propio, que produce el SoftwareID y el PIN.
- Resolución de numeración de facturación electrónica, solicitada ante la DIAN.
La habilitación hay que hacerla incluso si la empresa ya factura hoy con otro proveedor. La habilitación pertenece a la modalidad, no a la empresa: pasar a Software Propio exige un proceso nuevo ante la DIAN, con su propio TestSetID, PIN e ID de software. Lo que tenga hoy bajo un tercero no se traslada.
Conviene tenerlo presente al diseñar el onboarding: para el cliente de Kotiza es un trámite, no un clic. Lo acompañamos, pero no podemos hacerlo en su nombre.
El precio
Incluye
- Certificado digital de la empresa, con vigencia anual
- 200 documentos al año, contando facturas, notas crédito y notas débito
- Acceso completo a la API y a la documentación técnica
- Soporte técnico durante la habilitación de cada empresa
Los 200 documentos son por empresa habilitada, no un cupo compartido. Para una agencia o una consultora que factura a sus clientes recurrentes, ese margen cubre el año completo sin sobrecosto.
Si una empresa supera los 200
Los documentos adicionales se cobran por unidad, y el precio baja a medida que sube el volumen. El total de documentos del año define el precio unitario, que se aplica solo a los que superen los 200 incluidos.
| Documentos en el año | Precio por documento adicional |
|---|---|
| Hasta 500 | $150 |
| 501 – 2.000 | $110 |
| 2.001 – 5.000 | $80 |
| 5.001 – 15.000 | $55 |
| 15.001 – 40.000 | $38 |
| Más de 40.000 | desde $30 |
Un ejemplo
Una empresa agota sus 200 documentos en el tercer mes, tras emitir 260. En abril se le facturan los 60 adicionales de marzo. Desde entonces, cada mes se le factura al siguiente lo que haya emitido: si en abril emite 90, se cobran 90 en mayo.
Si al terminar el año suma 700 documentos, habrá pagado los $250.000 de la anualidad más 500 adicionales al tramo que corresponda. El precio unitario baja a medida que crece el volumen acumulado del año.
La anualidad se paga por anticipado, por cada empresa, en el momento de habilitarla. A partir de ahí, los 200 documentos incluidos se van consumiendo; cuando una empresa los agota, los documentos adicionales de cada mes se facturan al mes siguiente.
Sin compromiso de volumen. Se factura por empresa activa, a medida que sus clientes se habilitan. Si el primer año son diez, se pagan diez.
Cómo arrancaríamos
- Acceso al ambiente de pruebas. Les entregamos credenciales, el manual de integración y la colección de Postman. Ustedes validan el flujo completo a su ritmo y sin compromiso.
- Habilitación de la primera empresa. El set de pruebas ante la DIAN lo ejecutan ustedes siguiendo el manual, que recorre el proceso paso a paso. Quedamos disponibles para resolver lo que aparezca — los rechazos del set de pruebas son habituales y casi siempre se deben a un dato mal capturado.
- Apertura al resto de sus clientes, al ritmo que decidan y ya con el proceso incorporado a su propio onboarding.